In einer zunehmend digitalisierten Welt sind Daten das wertvollste Gut eines Unternehmens. Doch allzu oft sind sie in sogenannten Datensilos gefangen, die damit zu einem entscheidenden Hindernis für effizientes Datenmanagement werden. Eine gezielte IT-Transformation unterstützt Unternehmen dabei, diese Silos aufzubrechen und die Daten unternehmensübergreifend auszutauschen.
Datensilos sind abgeschottete Bereiche in der IT-Infrastruktur eines Unternehmens, in denen Daten isoliert gespeichert und verwaltet werden. In der Regel sind diese Daten nur für eine bestimmte Gruppe innerhalb des Unternehmens verfügbar, während der Rest keinen oder nur eingeschränkten Zugriff hat. Damit erschweren diese isolierten Bereiche die effiziente Nutzung und Integration von Daten im gesamten Unternehmen. Datensilos können absichtlich oder unabsichtlich entstehen. Absichtliche Datensilos sind jedoch eher selten und treten vor allem dann auf, wenn Compliance-Anforderungen erfüllt werden müssen. Unbeabsichtigte Datensilos entstehen in der Regel aufgrund organisatorischer und technischer Gegebenheiten.
Warum sind Datensilos ein Problem?
Datensilos sind ein Faktor, den Unternehmen aktiv angehen sollten, um zu verhindern, dass sie sich nach und nach negativ auf alle Arbeitsprozesse auswirken. Dazu kommt: Je grösser ein Unternehmen wird und je mehr Daten es sammelt, desto mehr verfestigen sich die Silos. Dies führt in verschiedenen Anwendungsfällen zu Problemen – angefangen bei der Datenanalyse über die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften bis hin zur Gewährleistung der Geschäftskontinuität.
Die Auswirkungen von Datensilos im Überblick:
• Datensilos verhindern eine umfassende Sicht auf das Unternehmen. Ohne ein vollständiges Verständnis der Geschäftsprozesse und der Performance haben Mitarbeitende lediglich begrenzten Einblick und können mögliche Verbesserungspotenziale nicht erkennen.
• Es findet keine teamübergreifende Zusammenarbeit statt. Anstatt gemeinsame Ziele zu verfolgen, halten Teams Daten zurück.
• Informationen in Datensilos sind schwer zugänglich. Mitarbeitende verbringen daher viel Zeit mit der Suche nach Informationen.
• Datensilos beeinträchtigen die Datenintegrität. Häufig existieren mehrere Versionen derselben Daten im Unternehmen, was Versionskontrollprobleme und ungenaue Reports nach sich zieht.
• Durch die Duplizierung von Daten an verschiedenen Orten verschwenden Unternehmen Speicherplatz und Geld.
• Datensilos sind anfälliger für Cyberangriffe, da die Daten unzureichend geschützt sind.
Datensilos für einen reibungslosen Austausch aufbrechen
Wo früher die Datenintegration unmöglich war oder einen immensen Aufwand erfordert hat, ermöglichen heute Tools und gezielte Massnahmen eine schnelle Informationsintegration und ein cleveres Datenmanagement. Die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) ermöglicht die zentrale Verwaltung von Daten sowie eine geordnete Ablage, Suche und Freigabe von Informationen.
Anstatt Dokumente in verschiedenen Ordnern auf dem Server zu organisieren, übernimmt das DMS die Zuordnung der Dokumente eigenständig. Mittels gemeinsamer Kriterien und automatisierter Klassifizierung und Verschlagwortung werden die Dokumente in digitalen Akten abgelegt. Dadurch sind sie anhand des Textinhalts und weiterer Begriffe wie der Dokumentenart leicht auffindbar.
Ein DMS setzt ausserdem auf eine Versionierung, wodurch sämtliche Änderungen an einem Dokument ausführlich dokumentiert und protokolliert werden. Auf diese Weise ist der Status eines Dokuments zu jeder Zeit für alle Parteien klar. Zusätzliche Notizen, beispielsweise Gesprächsprotokolle mit Kunden, können ebenfalls zum Dokument hinzugefügt werden.
Die Software kann individuell an die spezifischen Arbeitsprozesse eines Unternehmens angepasst werden und ganze Workflows abbilden. Dies ermöglicht beispielsweise die automatische Zuweisung einer Rechnung an das zuständige Team-Mitglied zur Freigabe nach Erhalt und danach an die Buchhaltung.
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