Für Selbstständige oder Kleinunternehmen bedeutet die Buchhaltung oft ein notwendiges Übel. Das muss nicht sein! Innovative Buchhaltungs-Softwares nehmen dank Automatisierungen und künstlicher Intelligenz viele Aufgaben ab und erleichtern so den Büro-Alltag – und bieten eine enorme Zeitersparnis.
Ein Beitrag von Swiss Bankers Prepaid Services AG
Oft plagen die Unternehmen unklare Dokumente, falsche Verbuchungen oder unstrukturierte Ablagen. Das korrekte Verbuchen von Mitarbeiterspesen ist für jeden Mitarbeiter in der Buchhaltung bis heute eine nervenaufreibende und zeitraubende Angelegenheit. Die häufigsten Probleme bei diesen Tätigkeiten sind, entweder der Mitarbeitende findet den Beleg einer Kreditkartenzahlung nicht mehr oder der abgebuchte Betrag stimmt wegen einer Währungsdifferenz oder eines Trinkgeldes nicht mit dem auf dem Beleg überein.
Was wäre, wenn Unternehmen die Zeit, die sie für repetitive Buchhaltungsaufgaben aufwenden, stattdessen ins Tagesgeschäft oder die Kundenbetreuung investieren würden? Denn egal, ob Profi oder Existenzgründer: Für alle gelten die gleichen strengen Regeln in der Buchhaltung. Um KMU das zu ermöglichen, erweiterte das IT-Unternehmen KLARA seine Administrations-Software „KLARA Buchhaltung BASIC“ mit innovativen, neuen Funktionen. Mit dem Sorglos-Paket „KLARA Buchhaltung RELAX“ gehören mühsame und redundante Aufgaben endlich der Vergangenheit an!
Unterstützung durch Künstliche Intelligenz
Mit der „Value Prepaid Kreditkarte“ von Swiss Bankers, die als Teil von „KLARA Buchhaltung RELAX“ vollumfänglich in die KLARA Buchhaltung integriert ist, funktionieren die Kreditkartenabbuchungen fast automatisch und sind in wenigen Minuten erledigt. Tatsächlich wirkt KLARA dem Fehlen von Belegen entgegen, indem die myKLARA App die Kartennutzer unmittelbar nach einer Zahlung auffordert, den Beleg mit der Smartphone-Kamera einzuscannen. Danach liegen diese in der Buchhaltung zur automatischen Verbuchung bereit. Welcher Beleg zu welcher Transaktion gehört, erkennt KLARA dank künstlicher Intelligenz ebenfalls automatisch. Bei Betragsdifferenzen bietet KLARA zwei Buttons an, mit denen die Differenz als Währungsdifferenz oder als Trinkgeld deklariert werden kann. Für die korrekte Verbuchung im Hintergrund sorgt KLARA automatisch.
Die wenigsten Schweizer haben eine Firmenkreditkarte. Der Grund dafür ist nicht zuletzt im administrativen Aufwand zu suchen, der mit der Abgabe einer Firmenkreditkarte verbunden ist: Zunächst braucht es pro Kreditkarte einen Antrag, eine Kreditlinie und entsprechende Sicherheiten. Die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter muss persönlich bei der Bank vorstellig werden. Und wenn die Person das Unternehmen verlässt, wird die genutzte Kreditkarte unbrauchbar, und das Ganze beginnt von vorne. Das bedeutet auch, dass alle wiederkehrenden Zahlungen, die mit der Karte getätigt wurden, neu erfasst werden müssen.
Nicht so mit dem automatisierten Spesenmanagement-Modul auf Basis von Prepaid Kreditkarten von Swiss Bankers, die seit diesem Jahr als Teil von „KLARA Buchhaltung RELAX“ angeboten wird. Ein Unternehmen, das die „Swiss Bankers Value Karte“ nutzen will, wird offiziell Kunde von Swiss Bankers. Gesteuert wird aber alles über KLARA.
Innovative Funktionen
Zukunftsweisend für die Buchhaltung ist vor allem das Spesenmanagement-Modul, das die mühsame Verwaltung von Mitarbeiterspesen fast von selbst erledigt. Swiss Bankers gibt dafür Prepaid Kreditkarten aus, falls gewünscht sogar umgehend. Für Unternehmen besonders praktisch, ist die flexible Handhabung: Sie bestimmen, wer die Kreditkarten ab wann benutzen darf, können sie bei Bedarf selbst neu zuweisen und dank einer Saldo-Übersicht in Echtzeit innerhalb von Sekunden reagieren. Insbesondere die Buchhaltung kann sich entspannt zurücklehnen: Sobald Mitarbeitende ihre Kreditkarte benutzen, fordert sie eine Push-Mitteilung der myKLARA App dazu auf, den Beleg einzuscannen. Dieser wird automatisch an die Buchhaltung weitergeleitet und die Software verbucht ihn sofort gemäss Schweizer Kontenrahmen an der richtigen Stelle. Damit sind die Zeiten von verloren gegangenen Belegen endgültig vorbei. Genauso wie langwieriges Abtippen von Belegen sowie das Abgleichen oder Verbuchen von Transaktionen.
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