Natürlich ist das kein Weltuntergang. Aber Hand aufs Herz: Wer würde nicht auch ein bisschen nervös werden? Mit ein wenig Vorbereitung sind sie fähig, in einen souveränen Dialog mit den Medienschaffenden zu treten.
Ein Fachbeitrag von Roland Portmann, Kommunikationsprofi bei Portmann Punktnet
Als KMU strebt man geregelte Abläufe und eine vorausschauende Planung an. Finanz- und Personalplanung, Logistik, Infrastruktur – alles Themen, die ein strukturierter Betrieb ganz selbstverständlich auf dem Radar hat. Aber haben Sie sich schon einmal gefragt, wie es mit Ihrer Medienarbeit aussieht? Wäre Sie vorbereitet, wenn plötzlich eine Journalistin oder ein Journalist anruft und Fragen stellt? Häufig muss das mit einem Nein beantwortet werden. Der Grund liegt auf der Hand: Nicht jeder Betrieb kann oder will sich eine professionalisierte Kommunikationsabteilung oder Medienstelle leisten. Und wer denkt schon daran, dass die Firma auch mal ein Medienthema sein könnte, vielleicht sogar ganz ungewollt?
Vorbereitung ist die halbe Miete und «kein Kommentar» ein No-go!
Zugegeben: Der Satz mit der halben Miete tönt ein wenig abgedroschen. Und doch kann man ihn voll und ganz unterschreiben. Aber keine Angst, besonders viel braucht es in einem ersten Schritt nicht dafür. Zu Beginn ist es ratsam, sich ein paar grundlegende Fragen zu stellen. Beispielsweise:
- Wo kommen Medienanfragen in meinem Unternehmen rein?
- Wer wird die Anfrage wahrscheinlich entgegennehmen?
- Weiss diese Person, wie damit umgehen oder an wen weiterleiten?
Diese essentielle Fragen sind rasch gestellt, aber nicht immer einfach beantwortet. Gerade in kleineren KMUs sind Medienanfragen Sache der Geschäftsleitung oder von Kadermitarbeitenden. Das ist per se keine schlechte Lösung. Ob es nun eine Abteilungsleiterin oder sonst eine Führungskraft ist; viel entscheidender ist, dass die betreffende Person weiss, wie sie bei einer Medienanfrage zu reagieren hat. Gerade als Unternehmen, welches keine eigene Kommunikationsabteilung hat, vergisst man oft, sich in ruhigen Zeiten darauf vorzubereiten. Dabei muss man kein ausgebildeter Medienprofi sein, sondern ein paar grundsätzliche Dinge beachten. Nervöse, inhaltslose Auskünfte sind sicher eine schlechte Wahl, wenn Sie mit einer Medianfrage konfrontiert werden. Genauso so unratsam ist ein Versuch des Abwimmelns oder ein lapidares «Kein Kommentar». Letzteres sollte eine Medienschaffende oder ein Medienschaffender nie hören und beweist, dass der Befragte nicht wirklich souverän auf Journalistenanfragen reagieren kann. Ein Medientraining kann ihnen dabei helfen, Unsicherheiten im Umgang mit Medienschaffenden aus dem Weg zu räumen und sich intern organisatorisch besser darauf vorzubereiten. Gerne zeige ich Ihnen wie!
Seien Sie offen für Medienanfragen und agieren Sie aktiv!
Wenn eine Journalistin oder ein Journalist anruft oder Ihnen schreibt, muss das nicht zwangsläufig bedeuten, dass eine negative Story über Ihr Unternehmen vor der Türe steht. Denken Sie daran: Eine Medienanfrage kann auch good news bedeuten! Darum ist es wichtig, das Anliegen des Anrufenden genau aufzunehmen. Es kann durchaus sein, dass schlussendlich eine Geschichte daraus resultiert, welche ihr KMU der Bevölkerung gratis und franko in bestem Licht präsentiert. Mit konventionellen PR-Massnahmen unbezahlbar! Natürlich ist es auch möglich, dass eine kritische Anfrage bei Ihnen eingeht. Eine, welche Sie voll und ganz auf dem linken Fuss erwischt. Es gibt nicht nur Schönwetter-Medienarbeit! Bleiben Sie auf jeden Fall ruhig und sachlich. Es ist mitunter der Job von Medienschaffenden, Sachverhalte kritisch zu hinterfragen. Hier braucht es eine gewisse Routine oder mindestens eine Vorbereitung, um professionell reagieren zu können. Gerade wenn Sie mit negativen Schlagzeilen oder massiven Vorwürfen konfrontiert sind, ist die Gefahr eines Reputationsschadens für Ihr Unternehmen gross. An diesem Punkt ist es entscheidend, aktiv, oder noch besser pro-aktiv, zu reagieren. Das Ziel lautet, die Informationshoheit zu behalten. Denn selbst in der Krisenkommunikation verbergen sich Chancen für Ihr Unternehmen! Mit einem Coaching oder individuellen Medientraining bereiten Sie sich so gut wie möglich auf solche Momente vor. Denn auf eine Medienanfrage nicht zu reagieren, ist zwar eine Möglichkeit, jedoch die denkbar schlechteste die es gibt. Ich zeige Ihnen warum!
5 Tipps im Umgang mit Medienschaffenden
- Sehen Sie Medienschaffende weder als Freunde noch als Feinde. Sehen Sie sie als Partner!
- Agieren Sie stets faktenbasiert, ehrlich, schnell und transparent.
- «Kein Kommentar» sollte nie ihre Antwort auf eine Medienanfrage sein!
- Bleiben Sie authentisch!
- Sie müssen nicht sofort antworten: Nehmen Sie sich Zeit, um sich vorzubereiten
Bereiten Sie sich vor und informieren Sie sich jetzt über ein Medientrainings oder eine Beratung für Ihr KMU!
Möglichkeiten eines Medientrainings oder Coachings:
- Themen gemäss Ihren individuellen Bedürfnissen: Grundlagen der Medienarbeit, Umgang mit Medienschaffenden, Krisenkommunikation, Das Interview, etc.
- Kameratraining
- Coaching auf ein konkretes Ereignis hin, beispielsweise auf ein bevorstehendes Interview
- Unterstützung bei der Planung Ihres Medienanlasses
- Beratung in Medienfragen
Zielgruppen:
- Führungskräfte, Geschäftsleitung
- Mediensprecher/-innen oder Kommunikationsverantwortliche
(Refreshing)
- Mitarbeitende mit entsprechenden Funktionen
Massgeschneidert und individuell: Teilen Sie Ihre Bedürfnisse oder Ihre Ziele mit. Wir finden zusammen die geeigneten Inhalte. Ich freue mich auf Ihre Kontaktaufnahme!
Portmann Punktnet
Roland Portmann
Telefon 505 01 01
www.portmann.net
Dieser Artikel ist erschienen in der KMU-Zeitung «ERFOLG» (Heft Nr. 11/12 2021). Publiziert auf KMUrevue.ch mit freundlicher Genehmigung vom Schweizerischen KMU Verband.
