Standard-Abwesenheitsmeldungen für die Sommerferien sind oft verpasste Gelegenheiten, um positiv aufzufallen. Ein frischer Ansatz sorgt für Aufmerksamkeit und pflegt das Image. Gerade in KMU ist es dabei essenziell, den guten Stil zu bewahren und dennoch kreativ zu glänzen.
Alle Jahre wieder rufen die Sommerferien und damit die Abwesenheitsmeldungen. Auch wenn es sich hier meist nur um einen kurzen Info-Text handelt, so lässt sich auch dieser frisch formulieren. Wie das gehen kann, vermitteln die folgenden 6 Tipps sowie die darin enthaltenen Mustertexte:
Tipp 1: Alle Fragen beantworten
Die Abwesenheitsmeldung sollte knappgehalten werden. Gleichzeitig gilt es, alle hilfreichen Details zu erwähnen und dabei insbesondere diese Fragen zu beantworten:
- Wann ist die abwesende Person wieder erreichbar?
- Wer ist an ihrer Stelle für die Stellvertretung zuständig?
- Wie kann die Stellvertretung kontaktiert werden?
Tipp 2: Aussagekräftigen Betreff schreiben
Bei vielen Abwesenheitsmeldungen stehen Betreffzeilen wie «Automatische Antwort: …» oder «Out of office» oder «Abwesenheitsmeldung». Diese sind allerdings unklar und helfen der lesenden Person nicht weiter. Sinnvoller ist es, den Betreff konkret zu formulieren. Zum Beispiel:
- Ab 07.08.20** wieder erreichbar
- Ihre Nachricht: Antwort folgt ab 07.08.20**
Tipp 3: Moderne Anrede verwenden
Die allgemeine Anrede «Sehr geehrte Damen und Herren» gilt als veraltet. An ihrer Stelle kann ein einfaches «Guten Tag» verwendet werden. Wenn es zur Branche, dem Unternehmen oder der Region passt, ist allenfalls auch ein «Grüezi» bzw. «Grüessech» oder «Allegra» möglich.
Tipp 4: Zeitraum der Abwesenheit klar benennen
Bei Aussagen wie «Ich bin bis zum 7. August 20** abwesend» ist nicht eindeutig, ob die Person am 7. August 2024 bereits wieder zurück ist – oder ob sie an diesem Tag noch abwesend ist. Besser sind Formulierungen wie diese:
- Sie hören oder lesen ab dem 7. August 20** wieder von mir.
- Ihre Nachricht beantworte ich gerne ab dem 7. August 20**.
- Gerne bearbeite ich Ihr Anliegen ab dem 7. August 20**.
Tipp 5: Den Stil dem Unternehmen anpassen
Nicht jede Abwesenheitsmeldung passt zu jedem Unternehmen. Der Schreibstil sollte daher gut auf die Unternehmenssprache abgestimmt sein. Auch ob der Grund für die Abwesenheit genannt wird, ist in jeder Situation neu zu entscheiden.
Möchte ein Unternehmen eher sachlich unterwegs sein, klingt die Abwesenheitsmeldung für die Sommerferien vielleicht so:
Guten Tag Danke, dass Sie mich kontaktiert haben.
Das schätze ich sehr. Aktuell bin ich in den Ferien und werde Ihr Anliegen gerne ab dem 7. August bearbeiten. Falls Sie früher eine Antwort wünschen, melden Sie sich bitte bei meiner Stellvertreterin (Vorname, Name). Sie hilft Ihnen unter (Telefonnummer) oder (E-Mail-Adresse) gerne weiter.
Ich freue mich auf einen nächsten Kontakt und grüsse Sie freundlich.
Wenn es etwas persönlicher sein darf, kann die Abwesenheitsmeldung auch so lauten:
Grüezi
Heute erreichen Sie mich nicht wie gewohnt, denn ich haben meinen Schreibtisch gegen Sonne und Meer getauscht.
Ab dem 7. August widme ich mich gerne Ihrem Anliegen. Oder eilt es sehr? Dann wenden Sie sich bitte an (Vorname, Name): (Telefonnummer) oder (E-Mail-Adresse).
Vielen Dank. Sommerliche Grüsse und bis bald.
Tipp 6: Marketinghinweise einpflegen
Abwesenheitsmeldungen sind natürlich nicht nur für die Sommerferien sinnvoll. Darüber hinaus eignen sie sich unter Umständen auch, um auf Aktionen, Newsletter oder Neuigkeiten hinzuweisen. Ein Beispiel:
Guten Tag
Sie erreichen mich heute nicht wie gewohnt, denn ich besuche die Fachmesse für Augenoptik. Zum Fachsimpeln, Netzwerken und um die neusten Brillentrends zu erfahren.
Ab dem 3. Juli beantworte ich gerne Ihr Anliegen. Oder kann es nicht so lange warten? Dann hinterlassen Sie mir gerne eine Nachricht auf der Combox – und ich melde mich in einer Pause bei Ihnen.
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Freundlich grüsst Sie
Übrigens: Hinweise auf Aktionen, Neuigkeiten und Newsletter lassen sich auch wunderbar in die Signatur integrieren.
Wort & Stil · Andrea Kern Korrespondenz-Seminare
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