Papier muss nicht sein: Mit der qualifizierten elektronischen Signatur unterzeichnen KMU Verträge digital und vereinfachen damit ihr Arbeitsleben.
Späterer Nachmittag in einem Büro im Schweizer Mittelland: Silvia Schmid, HR-Verantwortliche eines KMU, zückt ihr Smartphone. Mit einem Fingerabdruck identifiziert sie sich, lädt das PDF mit dem Vertrag für den neuen Mitarbeiter hoch und unterschreibt im gleichen Zug digital. Der zukünftige Mitarbeiter sowie die Geschäftsführerin werden nun per E-Mail eine Benachrichtigung erhalten, den Vertrag ebenfalls digital zu unterzeichnen. Silvia Schmid lehnt sich zurück. Sie erinnert sich an früher, als sie Verträge jeweils in doppelter Ausführung ausdrucken und als Brief verschicken musste. Was das an Zeit kostete. Ausdrucken, unterschreiben, verschicken, den gegengezeichneten Vertrag einscannen und ablegen: Nein, diesen Zeiten trauert sie definitiv nicht nach.
Qualifizierte elektronische Signatur statt Handschrift
Ermöglicht hat diesen digitalen Prozess das Bundesgesetz über die elektronische Signatur, das am 1. Januar 2017 in Kraft trat. Es bildet die rechtliche Grundlage für die sogenannte qualifizierte elektronische Signatur (QES), die der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt ist. Um die QES zu nutzen, muss sich eine Person einmalig bei einem vom Bund anerkannten Anbieter mit einem amtlichen Ausweis identifizieren. Nach dieser Prüfung erhält die Person ein Zertifikat, mit dem sie künftig Dokumente rechtsgültig digital unterschreiben kann. Seit 2022 kann dieser Prozess auch schnell und einfach digital durchgeführt werden. Alles, was es dafür braucht, ist ein Pass oder eine ID sowie ein Smartphone mit der darauf installierten MySwisscom-App. Digitale Verträge, die mit einer QES unterschrieben wurden, bieten Silvia Schmid aber noch weitere Vorteile. Sie hat die Gewähr, dass der Vertrag nicht nachträglich abgeändert (sprich: manipuliert) wurde und kann die Gültigkeit der Signaturen während der gesamten Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren prüfen. Und dank des Zeitstempels weiss sie ganz genau, wer wann unterschrieben hat.
Mit der QES Zeit und Kosten sparen Mit der digitalen Unterschrift kann Frau Schmid den gesamten Vertragsprozess ihres KMU digitalisieren und damit die Zusammenarbeit mit Mitarbeitenden, Kunden und Lieferanten vereinfachen. Medienbrüche durchs Ausdrucken und wieder Einscannen von Dokumenten gehören der Vergangenheit an. Mit dem digitalisierten Vertragsprozess spart das KMU einerseits Kosten für Papier, Porto und Drucker. Andererseits vor allem aber Zeit – Zeit, die die ohnehin gut ausgelasteten Mitarbeitenden nun für sinnvollere Tätigkeiten einsetzen können.
Die in einem Dokument erwähnten Personen erhalten eine Benachrichtigung und unterschreiben ebenfalls digital. Wenn alle Beteiligten unterschrieben haben, können sie das Dokument herunterladen und ablegen. Die Signaturen im Dokument lassen sich über den Validator des Bundes jederzeit überprüfen. Dabei lassen sich auch allfällige Manipulationen aufdecken.
Silvia Schmid hat sich mittlerweile anderen Aufgaben zugewandt. Als sie gegen Arbeitsschluss nochmals auf ihr Smartphone schaut, hat sie bereits die Nachricht erhalten, dass der neue Mitarbeiter und die Geschäftsführerin den Vertrag unterzeichnet haben. Und Silvia Schmid freut sich, dass es mit der lange gesuchten Verstärkung im Unternehmen nun endlich geklappt hat.
Anwendungsbeispiele für die QES
Diese Beispiele, geordnet nach Branchen, zeigen die vielfältigen Einsatzmöglichkeiten der qualifizierten elektronischen Signatur:
HR-Abteilungen: Arbeitsverträge, Personalreglemente, Protokolle von HR-Gesprächen, Arbeitszeitprotokolle, Kündigungen, Weiterbildungsanträge, Arbeitszeugnisse
Treuhand: Mandatsverträge, Treuhandverträge, Vermögensverwaltungsaufträge, Vollmachten, Firmengründung und -transaktionen, Geheimhaltungsvereinbarung
Autogarage: Reparaturaufträge, Kauf- und Leasingverträge, Abnahmeprotokolle Handwerk: Aufträge, Vollmachten, Empfangsbestätigungen
Baubranche: Baueingaben, Werk- und Lieferantenverträge, Bauabnahmen, Arbeitszeitprotokolle, Kündigungen von Bau-, Architektenund Ingenieurverträgen
Hotellerie: Buchungsbestätigungen bei Pauschalreisen, Meldeschein bei Check-in, Veranstaltungsverträge, Lieferantenverträge
Öffentliche Hand: Öffentliche Publikationen, Steuererklärungen, Anträge und Eingaben
Immobilienverwalter: Mietverträge, Abnahmeprotokolle, Verträge mit Reinigungsfirmen, Gartenpfleger, Hauswarten
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